Nowe zasady legalizacji pracy cudzoziemców: cyfrowa rewolucja, która zaskoczyła wielu przedsiębiorców

Z dniem 1 czerwca 2025 r. weszła w życie Ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Dokument ten wprowadza m.in. całkowitą rezygnację z papierowych wniosków o wydanie oświadczeń o powierzeniu pracy cudzoziemcowi oraz zezwoleń na pracę dla cudzoziemców. Wszystkie formalności, w tym składanie wniosków z niezbędnymi załącznikami, odbiór decyzji, uzupełnianie braków oraz obowiązki informacyjne pracodawców względem tych decyzji, są obecnie realizowane wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego praca.gov.pl, poprzez konto założone na platformie.

Wyzwania związane z obsługą systemu praca.gov.pl

Czy jest to cyfrowa rewolucja w zatrudnianiu cudzoziemców? Dla niektórych pracodawców z pewnością tak. Pierwszym wyzwaniem jest założenie konta na praca.gov.pl. Nowe przepisy wymuszają na pracodawcach obowiązek założenia konta organizacji (firmy) na wskazanym portalu. Aby to zrobić, konieczne jest posiadanie podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego ePUAP.
Konto organizacji tworzy się jako dodatkowy kontekst (dodatkowe konto) na istniejącym koncie osoby fizycznej – dlatego przed założeniem konta organizacji, należy najpierw mieć własne konto imienne. Po rejestracji konto organizacji ma status „niezweryfikowane”. Aby w pełni korzystać z funkcji platformy, konieczne jest złożenie wniosku o weryfikację. Weryfikacją kont zajmuje się urząd pracy.

Czy polscy pracodawcy są gotowi na cyfrową transformację?

Czy wszyscy pracodawcy byli na to przygotowani? Na podstawie rozmów z klientami wnioskuję, że nie. Szczególnie wśród przedsiębiorców zatrudniających do kilku osób, pojawiły się poważne trudności związane z elektronicznym składaniem wniosków. Wielu z nich obawia się konieczności załączania licznych dokumentów, niektórych podpisywanych elektronicznie, co stanowi dla nich wyzwanie organizacyjne i techniczne.

Cel zmian: przyspieszenie procedur i automatyzacja

Elektronizacja postępowań ma na celu zwłaszcza przyspieszenie wydawania przez Urzędy Wojewódzkie zezwoleń na pracę. Obecnie czas oczekiwania na decyzję sięga nawet trzech miesięcy lub więcej. W najbliższej przyszłości planowane jest również zautomatyzowanie postępowań o wydanie zezwoleń na pobyt czasowy (kart pobytu). Jak będzie wyglądała praktyka, przekonamy się po uruchomieniu dedykowanego systemu. Przypuszczam, że na początku obsługa nowego systemu będzie stanowiła poważne wyzwanie zarówno dla pracodawców, jak i pracowników.

Przyszłość rynku pracy a wsparcie dla pracodawców

Wdrożenie elektronicznych formalności to krok w kierunku cyfrowej transformacji rynku pracy w Polsce. Jednakże, aby osiągnąć zamierzone cele, konieczne jest odpowiednie wsparcie i szkolenia dla pracodawców.
Od 1 czerwca obowiązują również inne regulacje w zakresie zatrudniania cudzoziemców w Polsce. O jednej ze zmian pisałam w poprzednim artykule: „Nowe ograniczenia w wizach dla cudzoziemców w Polsce: więcej wiz bez prawa do pracy i bez możliwości przedłużenia pobytu” – zachęcam do lektury.

Pomoc w sprawdzeniu legalności zatrudnienia

Potrzebujesz pomocy w sprawdzeniu dokumentów pracowników z zagranicy?
👉 Zapraszam do kontaktu
Katarzyna Krulikowska – Kierownik działu legalizacji zatrudnienia w AUDIT HR
tel. 731 500 505
katarzyna.krulikowska@audit.com.pl