Ustalenie prawa do urlopu wypoczynkowego

Urlop wypoczynkowy to jedno z podstawowych uprawnień pracowniczych, które gwarantowane jest przez przepisy Kodeksu Pracy. Dla działów HR czy działów kadr ustalanie prawa do urlopu i jego wymiaru ma kluczowe znaczenie – zarówno z punktu widzenia zgodności z przepisami, jak i organizacji pracy.

Podstawa prawna urlopu wypoczynkowego

Podstawą prawną udzielania urlopów wypoczynkowych jest Kodeks pracy a dokładnie dział siódmy, rozdział I (art. 152–173). Zgodnie z art. 152 § 1 KP: „Pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego”. Jest to prawo niezbywalne, co oznacza, że nie można się go zrzec. Osoba podejmująca pracę po raz pierwszy nabywa prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca zatrudnienia- w wymiarze 1/12 rocznego urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku. Od początku kolejnego roku kalendarzowego pracownikowi przysługuje już pełny urlop z góry – niezależnie od tego, czy wykorzystał całość wcześniej nabytego urlopu cząstkowego.

Wymiar urlopu wypoczynkowego a staż pracy

Wymiar urlopu wypoczynkowego zależny będzie od ogólnego stażu pracy danego pracownika, przy czym do tego stażu wlicza się zarówno wcześniejsze okresy zatrudnienia na podstawie umów o pracę, jak i ukończony poziom wykształcenia. Najczęściej pracownik przedstawia świadectwa pracy od poprzednich pracodawców, które pozwalają dokładnie ustalić dotychczasowe okresy zatrudnienia zaliczane do stażu.

Okresy nauki wliczane do stażu urlopowego

Zgodnie z art. 155 § 1 Kodeksu Pracy, do okresu pracy wlicza się również czas nauki – przy czym można uwzględnić tylko jeden, najkorzystniejszy dla pracownika poziom edukacji, ponieważ okresy te nie sumują się. Przepisy przewidują poniższe okresy nauki wliczane do stażu urlopowego:

• ukończenie zasadniczej szkoły zawodowej – nie więcej niż 3 lata,
• średniej szkoły zawodowej- nie więcej niż 5 lat,
• szkoły średniej ogólnokształcącej – 4 lata,
• szkoły policealnej – 6 lat,
• studiów wyższych – 8 lat.

Po ustaleniu stażu pracy można określić, ile dni urlopu przysługuje danemu pracownikowi w danym roku kalendarzowym. Jeśli staż pracy (łącznie z okresem nauki) wynosi mniej niż 10 lat – pracownik ma prawo do 20 dni urlopu rocznie. Jeśli staż wynosi co najmniej 10 lat – przysługuje mu 26 dni urlopu.

Urlop wypoczynkowy a wymiar etatu

Liczba dni przysługującego urlopu będzie również uzależniona od wymiaru etatu, na jaki chcemy zatrudnić bądź zatrudniamy już pracownika. Osoba pracująca na część etatu (np. ½, ¾) ma prawo do urlopu proporcjonalnego do swojego wymiaru czasu pracy.

Przeliczanie urlopu przy zmianie wymiaru etatu

Jeżeli w trakcie zatrudnienia zmieniany będzie pracownikowi wymiar etatu każdorazowo niezbędne będzie ustalenie wymiaru urlopu wypoczynkowego od nowa tzn. dla każdego okresu i wymiaru etatu urlop powinno się przeliczyć oddzielnie.

Urlop wypoczynkowy przy zmianie pracodawcy

Podobna zasada z przeliczaniem wymiaru przysługujących dni urlopu występować będzie w przypadku zmiany pracodawcy. Jeśli w ciągu roku kalendarzowego pracownik zmienia pracodawcę, każdy z nich będzie zobowiązany do ustalania urlopu proporcjonalnie do okresu zatrudnienia u siebie.

Obowiązki nowego pracodawcy

Obowiązkiem nowego pracodawcy będzie jednak uzyskanie informacji o liczbie wykorzystanych dni urlopu u poprzedniego pracodawcy, co wynika art. 154 § 3 Kodeksu Pracy, zgodnie z którym wymiar urlopu w danym roku kalendarzowym nie może przekroczyć wymiaru 20 lub 26 dni (zależnie od posiadanego stażu pracy).

Terminy wykorzystania urlopu wypoczynkowego

Pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku w kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Na wniosek pracownika urlop może być również podzielony na części.

Minimalna długość jednej części urlopu

Należy przy tym jednak pamiętać, że co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 dni kalendarzowych.

Termin wykorzystania niewykorzystanego urlopu

Warto zaznaczyć, że niewykorzystany urlop należy udzielić pracownikowi najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego.

Konsekwencje nieudzielenia urlopu

Niedopełnienie tego obowiązku może skutkować konsekwencjami prawnymi i zarzutami ze strony Państwowej Inspekcji Pracy.

Kary przewidziane w Kodeksie Pracy

Kodeks Pracy w katalogu wykroczeń z art. 282 § 1 pkt. 2 przewiduje za nie udzielenie przysługującego pracownikowi urlopu ale też za bezpodstawne obniżanie wymiaru tego urlopu karę grzywny od 1 000 zł do nawet 30 000 zł.